Kalau kamu pernah menghadiri acara yang berjalan mulus tanpa ada kekacauan, kemungkinan besar itu karena ada rundown yang baik di balik layar. Rundown adalah panduan utama dalam sebuah acara yang membantu semua orang tetap pada jalur. Tapi, apa sih sebenarnya rundown itu, dan kenapa penting? Yuk, kita bahas.
Kamu Lagi Nyari Souvenir Event Custom? Pesan Aja di HelloSWAG.id!
Apa Itu Rundown
Rundown, kalau diartikan secara sederhana, adalah jadwal atau susunan acara yang berisi rincian waktu dan aktivitas dari awal hingga akhir event.
Berbeda dengan jadwal biasa, rundown disusun lebih detail dan terstruktur. Fungsinya adalah memastikan setiap bagian acara berjalan sesuai rencana, tanpa ada waktu yang terbuang percuma.
Poin Penting dalam Rundown
Ketika kamu hendak menyusun rundown, ada beberapa hal yang wajib ada di dalam rundown, ketiga hal tersebut meliputi :
- Waktu
Berapa lama setiap segmen acara berlangsung, misal untuk segmen pembukaan 30 menit, sambutan 10 menit, materi 1 jam dan seterusnya. - Kegiatan
Tulis Aktivitas apa saja yang akan dilakukan pada event tersebut, seminal ada pembukaan, penutupan, sesi Q&A, sesi bagi-bagi doorprize dan yang lainnya. - Tanggung Jawab
Ini yang paling penting, siapa yang bertugas dan bertanggungjawab untuk setiap sesi kegiatan, misal sesi pembukaan di isi oleh si A, sesi penutup di isi oleh si B, dan seterusnya.
Contohnya, kalau kamu sedang bikin rundown untuk event, kamu bisa masukkan aktivitas seperti “bagi-bagi doorprize” dengan estimasi waktu dan siapa yang memimpin acara tersebut.
Cara Membuat Rundown yang Efektif
Buatlah rundon seefektif mungkin, jangan sampai tidak rapih terutama di pembagian waktu, buat realistis saja. Mau bikin rundown yang efektif? Ikuti langkah-langkah ini ya:
- Tentukan tujuan acara
Kamu harus punya tujuan dulu, Apa yang ingin kamu capai lewat event ini? - Susun durasi setiap kegiatan
Buat menjadi beberapa sesi, dan setiap sesi Jangan terlalu lama atau terlalu singkat, karena jika terlalu lama audiens akan bosa. - Diskusikan dengan tim
Rundown yang baik harus melibatkan masukan dari semua pihak yang terlibat. Biasanya pembuatan rundown ini melibatkan tim acara.
Kamu juga bisa pakai aplikasi atau template untuk mempermudah penyusunan. Jangan lupa, rundown itu harus memiliki plan A dan B, karena hal-hal tak terduga sering terjadi.
Contoh Rundown untuk Berbagai Acara
- Acara Formal (Seminar)
- 08.00-08.30: Registrasi peserta
- 08.30-09.00: Pembukaan
- 09.00-10.00: Sesi pertama
- 10.00-10.15: Coffee break
- Acara Santai (Pesta Ulang Tahun)
- 17.00-17.30: Kedatangan tamu
- 17.30-18.00: Games
- 18.00-18.30: Pemotongan kue
Baca juga : Contoh Rundown Event Pameran
Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Menyusun Rundown
Kadang-kadang rundown yang sudah disusun susah payah oleh tim acara bisa gagal karena beberapa kesalahan umum, seperti:
- Jadwal terlalu padat, sehingga peserta atau tim jadi kelelahan.
- Kurangnya koordinasi dengan pihak-pihak yang bertugas.
- Tidak ada Plan untuk hal-hal darurat.
Kehadiran rundown menjadi salahsatu faktor di balik acara yang sukses, dengan rundown yang baik, kamu bisa mengatur jalannya acara dengan lebih terstruktur. Jadi, kalau kamu sedang merencanakan event, jangan lupa bikin rundown, ya!
