Membuat TOR atau Term of Reference sebenarnya tidak sesulit yang kamu bayangkan. TOR menjadi dokumen penting yang biasanya digunakan untuk merencanakan kegiatan event, proyek, atau program tertentu.
Kamu Lagi Butuh Souvenir Event Custom? Order di HelloSWAG.id Aja!
Dokumen ini berisi panduan dan informasi lengkap tentang apa yang harus dilakukan, tujuan kegiatan, serta bagaimana cara melakukannya. Berikut ini beberapa hal yang perlu kamu perhatikan sebelum membuat TOR:
1. Tentukan Tujuan Event
Langkah pertama yang harus kamu lakukan adalah menentukan tujuan dari event kamu, pikirkan apa yang ingin dicapai dari event ini. Tujuan yang jelas akan mempermudah kamu dalam menyusun bagian lainnya di TOR.
Contoh: “Meningkatkan keterampilan digital para pelaku UMKM di wilayah XYZ.”
2. Identifikasi Latar Belakang
Latar belakang menjelaskan alasan mengapa kegiatan ini perlu dilakukan. Sertakan informasi terkait masalah yang ingin kamu selesaikan, data pendukung, atau kondisi terkini yang relevan dengan kegiatan event kamu.
Contoh: “Berdasarkan survei, 70% UMKM di wilayah XYZ belum memanfaatkan teknologi digital untuk mendukung bisnis mereka. Oleh karena itu, pelatihan ini diadakan untuk membantu UMKM meningkatkan daya saingnya.”
3. Tentukan Ruang Lingkup Kegiatan
Ruang lingkup menjelaskan batasan kegiatan, hal ini mencakup apa saja yang akan dilakukan selama kegiatan berlangsung. Dengan adanya batasan ruang lingkup membantu memastikan kegiatan tetap fokus dan terarah.
Contoh:
- Pelatihan dasar pemasaran digital.
- Penggunaan media sosial untuk promosi.
- Pemanfaatan marketplace.
4. Susun Jadwal dan Timeline
Setelah menentukan ruang lingkup, buat jadwal dan timeline yang realistis dan terarah. Tuliskan kapan event akan dimulai, berapa lama akan berlangsung, dan milestone penting selama kegiatan.
Contoh:
- Minggu ke-1: Sosialisasi kegiatan.
- Minggu ke-2: Pelatihan tahap 1.
- Minggu ke-3: Pelatihan tahap 2.
- Minggu ke-4: Evaluasi kegiatan.
5. Tentukan Anggaran Biaya
Rincian anggaran menjadi point yang sangat penting dalam TOR, kamu perlu mencantumkan estimasi biaya yang dibutuhkan untuk menjalankan event. Jangan lupa untuk memasukkan semua komponen, seperti biaya operasional, honor narasumber, konsumsi, keamanan dan sebagainya.
Contoh:
- Biaya konsumsi: Rp5.000.000
- Biaya narasumber: Rp3.000.000
- Biaya dokumentasi: Rp2.000.000
Total Anggaran: Rp10.000.000
6. Tetapkan Indikator Keberhasilan
Kamu juga perlu menetapkan indikator keberhasilan yang bisa digunakan untuk mengevaluasi apakah tujuan dari event tercapai. Indikator ini harus spesifik, mudah diukur, dan relevan.
Contoh:
- 80% peserta memahami materi pelatihan.
- 50% peserta mulai memanfaatkan media sosial untuk promosi dalam 1 bulan setelah pelatihan.
7. Susun Struktur TOR Secara Sistematis
Setelah semua poin siap, gabungkan semuanya dalam satu halaman dengan struktur yang rapi. Berikut contoh struktur sederhana TOR:
- Judul Kegiatan
- Latar Belakang
- Tujuan Kegiatan
- Ruang Lingkup Kegiatan
- Jadwal dan Timeline
- Anggaran
- Indikator Keberhasilan
- Penutup
8. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Mudah Dipahami
Pastikan bahasa yang kamu gunakan di TOR jelas, sederhana, dan tidak berbelit-belit. Hindari istilah teknis yang terlalu rumit, kecuali memang perlu.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, semoga kamu bisa membuat TOR event yang lengkap dan terstruktur. Ingat, TOR event yang baik akan membuat event yang kamu selenggarakan bisa berjalan sukses. Kalo kamu lagi butuh souvenir untuk event, bisa banget order di HelloSWAG.id.
