Menyelenggarakan lomba yang sukses membutuhkan lebih dari sekadar ide brilian, dibutuhkan tim panitia yang solid dan sistem kerja yang terstruktur. Panitia yang baik bertanggungjawab memastikan acara berjalan lancar, serta juga menciptakan pengalaman tak terlupakan bagi peserta, termasuk melalui souvenir event lomba yang kreatif.
Berikut ini cara membentuk panitia lomba yang Efektif dan dapat mendukung event agar dapat terlakasana dengan sukses:
1. Persiapan Mendalam Sebelum Membentuk Panitia
Langkah awal yang sering diabaikan namun paling krusial adalah perencanaan konsep dasar. Kamu perlu menentukan beberapa hal yang menjadi pondasi dari event, hal dasar tersebut meliputi :
- Tujuan Lomba
Apakah untuk mencari bakat baru? Memperingati hari besar? Atau sekadar ajang hiburan?
Contoh: Lomba desain grafis untuk memperingati Hari Pendidikan dengan souvenir lomba berupa merchandise edukatif. - Profil Peserta
Tentukan segmentasi atau audiens yang akan kamu gapai, seperti: pelajar, mahasiswa, profesional, atau umum. hal Ini akan memengaruhi sistem lomba, hadiah, dan souvenir yang disiapkan. - Struktur Organisasi Dasar
Buatkanlah susunan kerangka tim, dengan jumlah tim yang disesuaikan dengan jumlah peserta, minimal:
• Ketua Pelaksana (1 orang)
• Wakil Ketua (1-2 orang)
• Sekretaris (1 orang + asisten)
• Bendahara (1 orang)
• Koordinator Divisi (3-5 bidang)
Tips: Buat dokumen “Konsep Dasar Acara” yang berisi latar belakang, visi, misi, dan target sebelum merekrut panitia.
Baca Juga : Contoh-Surat-Pengajuan-Dana
2. Membangun Tim dengan Pembagian Tugas Super Detail
Pastikan tim bekerja sesuai dengan jobdesk dan divisinya masing-masing, jangan sampai ada jobdesk yang tumpang tindih. Pastikan membuat divisi menjadi lebih spesifik daripada umum. Berikan job description yang sangat spesifik. Contoh :
Divisi Acara (Contoh Rincian Tugas):
- Menyusun buku panduan lomba (30 halaman+)
- Membuat scoring system untuk juri
- Menyiapkan souvenir event lomba untuk juri dan tamu kehormatan
- Simulasi lomba 3 hari sebelum H-1
Divisi Logistik (Contoh Checklist):
- 200 paket souvenir event lomba
- 15 tanda panitia (ID Card)
- 4 tenda cadangan
- 50 paket konsumsi darurat
Divisi Humas (Struktur Tim):
- Tim Media Sosial (3 orang)
- Tim Dokumentasi (2 fotografer + 1 videografer)
- Tim Sponsor (2 orang negotiator)
- Tim Pendamping Peserta (5 orang)
Penting: Setiap divisi wajib memiliki SOP kerja dan daftar kontak darurat. Terkait SOP ini dibuat oleh ketua dan penanggungjawab yang paham konsep acara.
3. Sistem Rekrutmen dan Pelatihan Berlapis
Tidak asal pilih dan rekrutmen panitia, gunakan sistem penyaringan panitia berlapis, pastikan tim yang kamu pilih dapat menopang event dan bukan menjadi beban. Berikut tahapan rekrutmen tim yang baik:
Tahap 1: Seleksi Administrasi
- Formulir online dengan pertanyaan esai
- Pengalaman relevan (minimal pernah jadi panitia acara kecil)
- Komitmen waktu (surat pernyataan)
Tahap 2: Assessment
- Tes kerja kelompok (role play masalah saat lomba)
- Presentasi solusi untuk kasus nyata
- Wawancara motivasi
Tahap 3: Pelatihan Intensif
- Technical Meeting (3 sesi)
- Simulasi Krisis (contoh: souvenir event lomba tertukar)
- Briefing Protokol Keamanan
- Pelatihan Customer Service
Tips: Buat sistem mentoring dimana panitia senior membimbing panitia junior, hal ini dilakukan agar panitia yang baru join juga mengetahui seluk beluk event yang akan diselenggarakan.
Dengan menerapkan tiga pilar utama di atas, persiapan konsep matang, pembagian tugas ultra-spesifik, dan sistem rekrutmen berlapis, diharapkan panitia lomba akan bekerja seperti mesin yang terawat baik.
Itulah cara membentuk panitia lomba, Jangan lupa souvenir lomba yang berkualitas dapat menjadi bentuk apresiasi terakhir yang akan diingat peserta. Pilih souvenir yang dipakai sehari-hari dan berkesan, seperti power bank custom atau tumbler eksklusif dengan logo event.
