Membuat Rencana Anggaran Biaya (RAB) untuk sebuah event itu tidaklah mudah, banyak yang harus diperhitungkan. Hadirnya RAB dapat membantu kamu untuk memastikan semua pengeluaran terencana dengan baik dan sesuai budget. Kalau kamu baru pertama kali bikin RAB, jangan khawatir! Berikut langkah-langkah mudah yang bisa kamu ikuti untuk membuat RAB Event.
Kamu Lagi Nyari Souvenir Event Custom? Pesan Aja di HelloSWAG.id!
1. Tentukan Jenis dan Tujuan Event
Langkah awal, kamu perlu tahu dulu jenis event yang akan kamu adakan, misalnya seminar, konser, workshop, atau acara keluarga. Jangan lupa tentukan juga untuk tujuannya, seperti apakah untuk promosi, edukasi, atau sekadar kumpul-kumpul. Ini akan memengaruhi detail biaya yang perlu kamu anggarkan.
2. Buat List Kebutuhan
Coba tulis semua kebutuhan eventmu, mulai dari hal-hal besar sampai hal terkecil. Contohnya:
- Sewa tempat
- Konsumsi panitia/peserta (makanan dan minuman)
- Dekorasi
- Peralatan (sound system, lighting, dll.)
- Souvenir event
- Stand Both
- Transportasi dan akomodasi (jika perlu)
- Kemanan & Kebersihan
Semakin lengkap daftar kebutuhanmu, semakin akurat juga RAB yang kamu buat dan semakin banyak juga biaya yang harus kamu keluarkan.
3. Cari Informasi Harga
Setelah daftar kebutuhan jadi, sekarang waktunya kamu cari tahu harga dan biaya dari tiap itemnya. Hubungi vendor tempat, survei harga online, atau tanya ke teman-teman yang pernah bikin event serupa. Pastikan kamu memasukkan harga yang realistis, termasuk pajak atau biaya tambahan lainnya.
4. Hitung Biaya Tetap dan Variabel
Di setiap event, biasanya ada dua jenis biaya yang harus di hitung dengan baik, diantaranya:
- Biaya tetap
Maksud dari biaya tetap adalah biaya yang dikeluarkan tidak akan berubah meskipun jumlah peserta bertambah, misalnya sewa tempat, honor pembicara atau keamanan. - Biaya variabel
Nah kalo biaya yang ini kebalikan dari biaya tetap, bisa berubah ubah, tergantung banyak dan segikitnya peserta. Tergantung besar dan kecilnya event yang kamu selenggarakan.
Pastikan kamu memisahkan kedua jenis biaya ini agar lebih mudah menghitung totalnya.
5. Tambahkan Dana Cadangan
Jangan lupa sisihkan sekitar 10-15% dari total anggaran sebagai dana cadangan. Hal Ini penting untuk mengantisipasi hal-hal tak terduga yang mungkin muncul saat pelaksanaan event.
6. Buat RAB dengan Rinci
Setelah semua data terkumpul, susun RAB kamu dalam format yang rapi dan terstruktur. Misalnya:
| Kebutuhan | Jumlah | Harga Satuan | Total |
|---|---|---|---|
| Sewa Tempat | 1 | Rp5.000.000 | Rp5.000.000 |
| Konsumsi | 100 orang | Rp50.000 | Rp5.000.000 |
| Souvenir | 100 pcs | Rp25.000 | Rp2.500.000 |
| Total | Rp12.500.000 |
7. Evaluasi dan Revisi
Setelah selesai, cek lagi RAB yang telah kamu buat, apakah ada pengeluaran yang bisa ditekan? Apakah total anggaran sudah sesuai dengan budget yang kamu miliki? Kalau ada yang kurang pas, atau peserta yang bertambah, revisi kembali sampai RAB-nya benar-benar fix/matang.
8. Gunakan Software atau Aplikasi
Biar makin mudah, kamu bisa pakai software seperti Excel atau Google Sheets untuk membuat RAB. Kalau event kamu cukup besar, ada juga aplikasi khusus manajemen event yang bisa membantu bikin anggaran secara otomatis.
Membuat RAB event pada dasarnya tidak terlalu ribet asal kamu teliti dan terorganisir. Kehadiran RAB yang rapi membuat kamu mudah dalam mengatur keuangan event. Jadi, yuk mulai susun RAB untuk eventmu sekarang!
