Setelah suatu kegiatan lomba selesai dilaksanakan, salah satu hal penting yang perlu kamu lakukan adalah menyusun Laporan Pertanggungjawaban (LPJ). LPJ merupakan dokumen resmi yang berisi laporan menyeluruh mengenai pelaksanaan kegiatan, mulai dari perencanaan, ketercapaian hingga evaluasi.
Butuh Souvenir Event untuk lomba? Order di HelloSwag.id aja!
Menyusun LPJ bukan hanya formalitas, tetapi juga bentuk pertanggungjawaban kepada pihak yang terlibat, seperti panitia, sponsor, dan instansi terkait. Berikut ini cara menyusun LPJ lomba yang baik:
Persiapan Sebelum Menyusun LPJ Lomba
Sebelum mulai menulis LPJ, kamu perlu melakukan beberapa persiapan yang nantinya akan mendukung dalam proses pembuatan LPJ, hal-hal tersebut meliputi:
1. Mengumpulkan data dan dokumentasi kegiatan
Pastikan kamu memiliki semua data penting seperti daftar peserta, pemenang, susunan acara, serta dokumentasi foto atau video selama kegiatan berlangsung.
2. Menyusun tim penyusun LPJ
LPJ bisa dikerjakan oleh satu orang, namun akan lebih efektif jika disusun oleh tim kecil agar isi laporan lebih lengkap dan akurat.
3. Menentukan format dan struktur laporan
Gunakan format yang umum dipakai, atau sesuaikan dengan ketentuan dari instansi yang meminta LPJ.
Menyusun LPJ secara Terstruktur
Jika persiapan sudah selesai, kamu harus mengtahui struktur LPJ secara umum apa saja, biar menjadi gambaran dan LPJ dibahas secara runtut. Berikut struktur umum yang bisa kamu ikuti saat menyusun LPJ:
- Halaman Sampul
Cantumkan nama kegiatan, waktu dan tempat pelaksanaan, serta nama penyelenggara. - Kata Pengantar
Berikan ucapan syukur, latar belakang singkat kegiatan, serta ucapan terima kasih kepada pihak yang mendukung. - Daftar Isi
Buat daftar isi agar memudahkan pembaca dalam menelusuri isi laporan. - BAB I: Pendahuluan
- Latar belakang kegiatan diselenggarakan.
- Tujuan kegiatan lomba.
- Sasaran atau peserta lomba.
- BAB II: Pelaksanaan Kegiatan
- Waktu dan tempat pelaksanaan.
- Susunan acara secara lengkap.
- Struktur panitia dan penanggung jawab kegiatan.
- Deskripsi jalannya kegiatan.
- BAB III: Hasil dan Evaluasi
- Hasil kegiatan, termasuk pemenang lomba.
- Kendala yang dihadapi serta solusi yang diterapkan.
- Evaluasi umum mengenai pelaksanaan kegiatan.
- BAB IV: Penutup
- Kesimpulan dari keseluruhan kegiatan.
- Saran untuk perbaikan atau pengembangan kegiatan berikutnya.
- Lampiran
- Dokumentasi foto.
- Daftar peserta dan pemenang.
- Proposal kegiatan.
- Surat undangan, notulensi rapat, dan dokumen lain yang relevan.
Baca Juga : Bagaimana Cara Membuat TOR Event?
Tips Menyusun LPJ yang Baik
Agar LPJ kamu terlihat profesional, mudah dipahami, dan memenuhi standar pertanggungjawaban, perhatikan beberapa tips penting berikut ini:
1. Gunakan Bahasa yang Formal, Jelas, dan Sistematis
Hindari penggunaan bahasa santai atau tidak baku. Gunakan kalimat yang ringkas namun padat makna. Struktur penulisan yang sistematis juga akan memudahkan pembaca memahami isi laporan dari awal hingga akhir. Mulailah dari pendahuluan, pelaksanaan, hasil, hingga penutup secara berurutan.
2. Pastikan Semua Data yang Dicantumkan Benar dan Dapat Dipertanggungjawabkan
Setiap informasi yang kamu sampaikan, seperti jumlah peserta, rincian anggaran, hingga hasil evaluasi, harus berdasarkan fakta dan bukti nyata. Hindari menambahkan data yang tidak dapat diverifikasi. Bila perlu, lampirkan dokumen pendukung seperti daftar hadir, kwitansi, atau hasil rekapitulasi nilai.
3. Sertakan Dokumentasi Visual yang Mendukung
Foto kegiatan, hasil lomba, dan dokumentasi visual lainnya sangat penting untuk menggambarkan situasi lapangan secara lebih nyata. Pilih foto yang relevan dan berkualitas baik, lalu beri keterangan singkat di bawahnya agar tidak menimbulkan kebingungan.
4. Rapikan Tata Letak dan Gunakan Format yang Konsisten
Perhatikan tata letak laporan: margin, spasi, jenis font, dan penomoran halaman harus konsisten. Judul dan subjudul sebaiknya diberi format yang membedakan dari isi, agar struktur dokumen lebih jelas. LPJ yang rapi akan memberikan kesan profesional dan serius.
5. Periksa Kembali untuk Menghindari Kesalahan Penulisan dan Ketidaksesuaian Data
Setelah laporan selesai disusun, lakukan pengecekan akhir (proofreading). Periksa ejaan, tanda baca, serta kesesuaian antara data di isi laporan dan lampiran. Bila memungkinkan, mintalah orang lain untuk ikut meninjau isi LPJ sebelum dikumpulkan.
6. Sisipkan Rekomendasi atau Saran untuk Kegiatan Berikutnya
LPJ yang baik tidak hanya melaporkan apa yang sudah terjadi, tetapi juga memberikan masukan untuk perbaikan ke depan. Hal ini menunjukkan bahwa kamu peduli pada peningkatan kualitas kegiatan di masa mendatang.
7. Gunakan Bahasa yang Netral dan Objektif
Hindari menyalahkan pihak tertentu atau menggunakan opini pribadi yang bersifat subjektif. Fokuslah pada fakta dan pencapaian, serta uraikan kendala secara bijak dan solutif.
Menyusun LPJ lomba adalah bagian penting dari proses pelaksanaan sebuah kegiatan. LPJ dapat menjadi bukti pertanggungjawaban, sekaligus menjadi dokumentasi yang bisa kamu jadikan referensi untuk kegiatan selanjutnya.
Demikian pembahasan terkait cara menyusun LPJ lomba yang baik, semoga dapat membantu kamu dalam menyusun laporan pertanggungjawaban lomba kamu ya.
