Event Organizer (EO) adalah sebuah tim yang bertanggung jawab atas segala aspek dalam penyelenggaraan acara apapun. Tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab EO meliputi perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan agar acara berjalan dengan lancar dan sebagaimana mestinya.
Kamu Lagi Butuh Souvenir Event Custom? Order di HelloSWAG.id Aja!
Acara yang ditangani oleh EO biasanya berskala besar baik itu event nasional maupun internasional. Hal ini untuk memastikan acara berjalan lancar, EO harus melaksanakan tugas dengan baik dan benar serta jago dalam mengambil keputusan. Jika ada masalah yang muncul di tengah-tengah event, tentu EO menjadi pihak pertama yang harus menangani dan mengatasi permasalahan tersebut.
Peran krusial dari seorang event organizer tidak bisa diabaikan dalam menjamin suksesnya sebuah acara, mulai dari tahap perencanaan hingga pelaksanaan. Setiap tugas yang ada memerlukan keahlian khusus dan ketelitian yang tinggi dari tim EO. Berikut ini tugas event organizer :
1. Menyiapkan Rancangan Event/Acara
Keberhasilan suatu acara bergantung pada persiapan yang matang, prinsip ini berlaku juga di dalam setiap Event Organizer (EO). Bagaimana EO mempersiapkan acara akan memengaruhi performas dan hasil akhir event.
EO harus berkonsultasi dengan Klien untuk mendiskusikan konsep acara dengan klien secara terbuka, mendengarkan keinginan dan harapan klien adalah kunci untuk menyusun rencana yang sesuai.
EO harus menggabungkan kreativitas dengan kepraktisan, rancangan acara harus memperhitungkan segala kemungkinan, termasuk skenario terburuk. EO juga perlu memastikan bahwa acara memiliki alur yang menarik dan menghibur..
2. Meriset Konsep Acara
Sebagai tim EO, kamu perlu meriset dengan cermat untuk memastikan acara berlangsung lancar dan memenuhi harapan klien. Proses riset ini termasuk mengumpulkan data dan fakta yang relevan yang akan membantu dalam merancang konsep acara. Hal ini penting sebagai latihan atau sketsa awal dari acara tersebut, yang akan sangat mempengaruhi perencanaan dan pelaksanaan acara nanti.
3. Membuat Anggaran sesuai Konsep
Sebagai Event Organizer (EO), memiliki sikap yang idealis dan realistis sangatlah penting. Terutama, EO harus realistis dalam mengelola anggaran yang telah disiapkan oleh klien. Bagaimana EO mengatur anggaran akan memengaruhi kesuksesan acara.
Berikut hal yang harud diIdentifikasi dari kebutuhan Primer:
- Peralatan dan Perlengkapan
EO perlu memperkirakan apa saja peralatan dan perlengkapan yang diperlukan. Misalnya, sound system, layar proyektor, meja, kursi, dan dekorasi. - Penyewaan Lokasi Acara
Biaya sewa lokasi harus masuk dalam anggaran, perlu juga mempertimbangkan lokasi yang sesuai dengan konsep acara dan budget yang ada. - Pengundangan Pembawa Acara
Jika acara melibatkan pembawa acara, EO harus menghitung biaya honorarium dan akomodasi. - Pembelian Konsumsi
Makanan, minuman, dan konsumsi lainnya juga harus diperhitungkan.
4. Mengoordinasikan Kerja Tim
Tugas Event Organizer yang selanjutnya adalah koordinasi tim, tugas ini memegang peran krusial untuk memastikan acara berjalan dengan lancar. Sebagai pemimpin tim EO, kamu harus mampu mengoordinasikan anggota tim, yang merupakan unsur pendukung kesuksesan acara. Berikut adalah beberapa aspek yang memerlukan kerjasama tim yang baik:
- Pelaksanaan Acara
Mulai dari tahap awal hingga akhir, tim harus bekerja bersama untuk menjalankan setiap aspek acara. Ini termasuk persiapan sebelum acara, pelaksanaan selama acara, dan penutupan setelah acara berakhir. - Dokumentasi Acara
Tim EO harus bekerja sama untuk mendokumentasikan momen-momen penting selama acara. Fotografi, video, dan catatan acara akan membantu dalam mengabadikan kenangan dan memperbaiki proses di masa depan. - Penyediaan Perlengkapan
Dari panggung hingga dekorasi, tim harus berkoordinasi untuk memastikan semua perlengkapan dan peralatan tersedia sesuai kebutuhan. Ini termasuk mengatur tempat duduk, panggung, dan peralatan suara. - Penyediaan Konsumsi
Makanan dan minuman adalah bagian penting dari setiap acara. Tim EO harus bekerja sama dengan pihak penyedia makanan untuk memastikan semua tamu terlayani dengan baik.
5. Memonitor Jalannya Acara dan Evaluasi
Meskipun acara telah dimulai, peran EO belum berakhir. EO harus tetap memantau jalannya acara dan siap mengatasi masalah yang mungkin muncul. Jika ada kendala atau situasi darurat, EO harus bertindak cepat dan efisien.
Setelah acara selesai, EO juga harus melakukan evaluasi. Ini melibatkan mengumpulkan umpan balik dari klien, tamu, dan anggota tim. Evaluasi membantu tim EO memahami apa yang berjalan dengan baik dan apa yang perlu diperbaiki di masa depan.
Tugas Event Organizer memang tidak mudah, tetapi dengan keterampilan yang ulet dan cermat, kamu dapat merencanakan dan mengelola berbagai acara dengan sukses. Mulai dari pernikahan hingga perayaan ulang tahun, acara MICE, dan lain sebagainya, EO memiliki peran penting dalam menciptakan pengalaman yang berkesan bagi semua orang.
Buat kamu yang membutuhkan souvenir event untuk kebutuhan event kamu, bisa banget order di Helloswag. Yuk disukusi bareng project excecutive kami!
Editor : Dodi Insan Kamil
